Tugas ke 2 Komunikasi Bisnis
Pengorganisasian
dan Revisi pesan pesan bisnis
Pengorganisasian dengan menggunakan outline
Pada
dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukann 2 proses tahapan,
yg pertama yaitu pendefinisian dan penggolongan ide2, lalu selanjutnya ialah
penetapan urutan ide2 dengan perencanaan organisasional yg terpilih secara
hati2.
Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan
kata dalam penyampaian suatu pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat
penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Supaya
suatu komunikasi bisa tercapai tujuan nya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar
Bahasa yang familiar
disini yaitu bahasa yang biasanya selalu digunakan sehari-hari dan sudah tidak
asing lagi. Ini bertujuan agar apa yang kita sampaikan bisa dengan mudah dapat
dipahami oleh audiens.
2.
Pilihlah kata-kata yang singka.
Kata yang singkat bisa
juga menjadi pilihan yang baik dalam menyampaikan sebuah informasi, namun kita
harus tetap memperhatikan kaidah-kaidah penulisan yang baik dan juga benar.
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata yang bermakna
lebih dari satu biasanya disebut dengan ambigu. Ini merupakan hal yang harus
dihindari ketika kita ingin menyampaikan sebuah informasi agar menghindari
kesalahpahaman dan sebagainya.
Membuat Kalimat Yang Efektif
Kalimat
yang efektif yaitu kalimat yang tersusun rapih. Selain memperhatikan EYD,
kalimat yang efektif juga merupakan sebuah kalimat yang jelas.
1.
Tiga jenis kalimat
a.
Kalimat Sederhana
Kalimat sederhana hanya
memiliki subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan bahwa suatu
kalimat dapat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun secara tidak
langsung.
b.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk
biasanya berisi dua atau lebih klausa independen dan juga tidak mempunyai
klausa dependen. Klausa independen adalah klausa yang dapat berdiri sendiri
atau bisa kita sebut dengan klausa yang mempunyai pengertian yang utuh,
sedangkan klausa dependen ini adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri
sehingga klausa nya tidak memiliki klausa yang utuh.
c.
Kalimat kompleks
Kalimat yang kompleks
biasanya berisi sebuah klausa independen, dan juga satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.
Ciri-Ciri
Kalimat Efektif :
1.
Kesepadanan
2.
Kehematan
3.
Kelogisan
4.
Keparalelan atau
Kesajajaran
sumber :
Tugas ke 3 Komunikasi Bisnis
Perencanaan
Laporan Bisnis
Pengertian Dan Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki
sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana
penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Herta
A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat
netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian
fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan
Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah. Pada umumnya penulisan laporan bisnis
digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
1.
Untuk memonitor dan mengendalikan operasional
perusahaan.
- Untuk membantu
mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan.
- Untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
- Untuk mendokumentasikan
prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun
eksternal.
- Untuk menganalisis informasi
dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah
tertentu.
- Untuk memperoleh sumber
pendanaan atau membuka bisnis baru.
Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai
berikut.
1.
Menurut fungsinya.
·
Laporan informasional adalah laporan yang member
informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis,
tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.
·
Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta,
menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi
rekomendasi.
·
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan
proposal.
2. Menurut
subyeknya.
- Suatu
laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan
itu diperoleh.
·
Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan
sebagainya.
3. Menurut
Formalitasnya.
- Laporan
dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut
Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara
berkala atau khusus.
- Laporan
menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela,
laporan swasta, dan laporan public.
4. Menurut
keasliannya
- Laporan
Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari
orang lain.
- Laporan
sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
- Laporan
swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
- Laporan
public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai
Negara.
5. Menurut
frekuensinya
- Terdiri
dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan,
bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
- Laporan
Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai
krisis dalam perusahaan.
6. Menurut
jenisnya
·
Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan
panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat,
dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
·
Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan
format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul
yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya
lebih panjang daripada laporan informal.
7. Menurut
Kegiatan Projek
·
Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis
laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8. Menurut
pelaksanaan Pertemuan
·
Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan
berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan
dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
·
Resolusi merupakan laporan singkat secara formal
berisi hasil consensus suatu pertemuan.
·
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan
yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu
pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau
konferensi penting.
Bagian Pokok
Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan,
yakni:
- Pemberi Kuasa, adalah
individu/organisasi yang meminta laporan;
- Tata-letak, menginformasikan
kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya
diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan
bisnis dinyatakan;
- Maksud, merupakan
poin penting dalam laporan bisnis;
- Ruang Lingkup, berhubungan
dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan
bisnis;
- Metodologi, mengacu
pada metode pengumpulan informasi;
- Sumber-sumber, mencakup
berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik
sumber tertulis maupun sumber lisan;
- Latar Belakang, jika
pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis
itu maka latar belakang harus disampaikan;
- Definisi Istilah, jika
kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus
menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
- Keterbatasan, adalah
keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi
satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam
laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode
sama dan pembaca telah mengetahuinya.
- Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam
bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.
Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan
laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta
yang penting dan relevan.
- Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan
untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh
karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman,
sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal
yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi
ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin
yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi
evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi, menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana
Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
Pengorganisasian
Isi Dalam Laporan Bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi
laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak
langsung).
Cara
pertama:
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci.
Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika
pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:
- Eksekutif yang sibuk,
- Lebih suka untuk menentukan
sesuatu dengan segera,
- Ingin mengetahui ‘berita baik’
atau informasi netral
- Ingin menganalisis data lebih
baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
- Kesimpulan dan rekomendasi
dicantumkan pada awal laporan
- Ingin mengetahui pendangan
penulis laporan dengan segera
- Lebih menyukai laporan yang
disusun dengan cara deduksi
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta
yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan
dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca
kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan
secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan
rekomendasinya,
- Ingin mengetahui kesimpulan
yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
- Merasa kesimpulannya tidak bias
dan dapat menerimanya
- Perlu membaca keseluruhan
laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih menyukai laporan yang
disusun dengan cara induksi
Penulisan
Laporan Singkat
1. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung
yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat
itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal,
antara lain :
1. Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama
atau kedua.
2. Grafik untuk
lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan
sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo
atau surat.
- Perencanaan
Laporan Singkat
1. Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap
format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis
laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui,
berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa
yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan
mudah memilih format laporan diantara empat pilihan berikut ini.
a.
Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi
laporan yang kosong.
b.
Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c.
Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada,
dari, dan subyek.
d.
Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu
pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih
benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.
- Penentuan
Struktur Dasar
Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi
apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang
dieliminasi.
2. Pendekatan
psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct order atau
indirect order.
3. Metode apa
yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan
pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis,
lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang
logis,
- Pengorganisasian
Laporan Singkat
1.
Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu
dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu
khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan
akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat
menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
a.
Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang
terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya
adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan
sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila
perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas
tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode
yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.
b.
Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa
yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan
ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap
informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara
kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2. Pengorganisasian
Laporan analitikal
Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat
menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan
tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu
organisasi.
a.
Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang
digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui
suatu investasi atau proyek tertentu.
b.
Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk
pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima
oleh bisnis atau pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah
pendekatan langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti
dengan pemecahan masalah.
c.
Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting
adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk
kepentingan manajemen puncak.
Membuat Laporan
Bisnis Yang Baik
1.
Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang
penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa
hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a.
Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara
konkret.
b.
Laporkan semua fakta yang relevan.
c.
Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d.
Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda
buat.
e.
Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung
kesimpulan Anda.
f.
Jaga bias
pribadi Anda dalam suatu laporan.
2.
Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga
pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
a.
Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b.
Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c.
Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d.
Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti
e.
Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau
tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3.
Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat,
memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal
ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut:
a.
Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b.
Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c.
Kapan suatu laporan dibuat?
d.
Ke mana laporan akan dikirim?
e.
Mengapa suatu
laporan dibuat?
f.
Bagaimana sikap pembaca?
Sumber :
